Schwetzingen setzt auf Digitalisierung

Die Stadt Schwetzingen setzt einen bedeutenden Schritt in Richtung Modernisierung und Effizienzsteigerung: Durch breit angelegte Digitalisierungsmaßnahmen gestaltet die Stadtverwaltung sowohl ihren internen Betrieb als auch die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern fortschrittlicher, schneller und kundenorientierter. Bereits zahlreiche Dienstleistungen sind über das Internet verfügbar, und das Angebot wird stetig erweitert.

Mehr Service für Bürgerinnen und Bürger: Online-Angebote auf dem Vormarsch

Wer heute ein Anliegen an die Stadtverwaltung Schwetzingen hat, profitiert von einer Vielzahl digitaler Services. Die städtische Webseite bietet nicht nur allgemeine Informationen, sondern auch praktische Anwendungen: Für das Standesamt lassen sich bequem Termine buchen, Anliegen werden über einen sogenannten Mängelmelder direkt weitergegeben, und das Ratsinfosystem erlaubt die Recherche über laufende und vergangene Gemeinderatssitzungen.

Das neue Bürgerportal hebt diesen Service auf ein neues Niveau: Bürgerinnen und Bürger finden nun für zahlreiche Verfahren und Situationen des Alltags sowohl Hilfestellungen als auch vollständig online abwickelbare Prozesse. Beispiele hierfür sind:

Beantragung von Geburtsurkunden

Anmeldung von Wohngeldansprüchen

Anmeldung eines Hundes

Einsicht in den Bearbeitungsstand von Ausweisen

Online-Antrag für Führungszeugnisse

Besonders hervorzuheben ist die elektronische Wohnsitzanmeldung, die erstmals den kompletten Meldeprozess digitalisiert – von der Änderung im Melderegister bis zur Aktualisierung von Personalausweis und anderen Dokumenten. Umzüge oder Zuzug nach Schwetzingen erfolgen somit völlig papierlos und ohne den Gang ins Amt.

Sehr beliebt ist auch der Online-Traukalender: Künftig können Brautpaare ihren Wunschtermin für die standesamtliche Trauung bequem von zu Hause aus reservieren.

Modernisierung der Bauverwaltung: Virtuelles Baden-Württemberg und digitales Bauamt

Seit dem 1. April 2025 ist Schwetzingen an die Plattform „Virtuelles Baden-Württemberg“ angebunden. Mit dem neuen virtuellen Bauamt bildet die Stadt den vollständigen Ablauf von Bauanträgen digital ab. Sämtliche Schritte – von der Antragstellung über behördenübergreifende Beteiligung bis hin zur Genehmigung – finden jetzt in einem digitalen Vorgangsraum statt.

Alle Bauanträge werden ab sofort ausschließlich digital eingereicht

Beteiligte wie Bauherren, Sachverständige und Ämter arbeiten gemeinsam online

Deutlich schnellere Bearbeitung und erhöhte Transparenz für alle Beteiligten

Im Mittelpunkt stehen eine effizientere Verwaltung und ein benutzerfreundliches sowie zeitgemäßes Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger.

Effizientere Verwaltung durch die Einführung der E-Akte

Auch innerhalb der Stadtverwaltung bringt die Digitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich. Mit dem Dokumentenmanagementsystem „enaio“ wurden klassische Papierakten inzwischen umfassend in elektronische Akten – sogenannte E-Akten – umgewandelt.

Dokumente sind schneller recherchierbar

Informationsverfügbarkeit steigt

Platzersparnis durch Wegfall von Papierarchiven

Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht

Der Startschuss für die elektronische Aktenführung fiel 2020 im Rahmen eines Pilotprojekts. Schrittweise wurde das System auf weitere Ämter ausgedehnt und schon Ende 2020 waren rund 240.000 Seiten Bestandsakten digitalisiert. Der vollständige Umstieg auf die papierlose E-Akte ist somit realisiert.

Die Leiterin des Ordnungsamtes berichtet: „Die e-Akte ist eine enorme Arbeitserleichterung. Die Zeitersparnis im Kundengespräch ist enorm. Kein langes Suchen mehr nach Papierakten – ein Klick genügt, und die Unterlagen sind sofort verfügbar." Die Hoffnung richtet sich nun auf eine Ausweitung insbesondere im Bereich der Ausländerbehörde, um weitere Scanprozesse einzusparen.

Mobiles Arbeiten in der Verwaltung

Die Digitalisierung des Posteingangs, die seit Ende 2022 umgesetzt ist, hat das mobile Arbeiten erheblich vereinfacht. Mittlerweile nutzen rund 100 Mitarbeitende die Möglichkeit, mit Laptops auch außerhalb des Büros effizient zu arbeiten. Damit positioniert sich die Stadt Schwetzingen als attraktiver und moderner Arbeitgeber.

Ratsarbeit und Umweltschutz: Papierlos im Gemeinderat

Bereits seit mehreren Jahren setzt die Stadt Schwetzingen konsequent auf die digitale Vorbereitung von Gemeinderats- und Ausschusssitzungen. Sämtliche Vorlagen stehen den Mitgliedern digital zur Verfügung, Tablets ersetzen ausgedruckte Unterlagen. Die frühere Postversendung oder das Drucken durch Hausmeister gehört der Vergangenheit an. Dies leistet gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz und fördert nachhaltiges Arbeiten im Rathaus.

Ausblick: Digitalisierung als fortlaufender Prozess

Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein fortwährender Prozess, der Schritt für Schritt weitere Bereiche erfassen wird. Die innovativen Lösungen und die kontinuierliche Weiterentwicklung versprechen auch in Zukunft spürbare Verbesserungen für Bürgerschaft, Verwaltung und Umwelt.

title="Andrea Baisch"

subtitle="Amtsleiterin Öffentlichkeitsarbeit, Gemeinderats-OB-Referat, Stadtverwaltung Schwetzingen"

phone="+49 (6202) 87 107"

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Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet dies: Behördengänge und Formalitäten werden zunehmend unkomplizierter, angenehmer und ressourcenschonender – ein Gewinn für alle Seiten.