Offenburg digital: Verwaltung neu gedacht

Die Stadt Offenburg geht mit großen Schritten in Richtung digitale Verwaltung. Im Mittelpunkt stehen dabei weniger Papierkram, effiziente Abläufe und ein Service, von dem sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch Mitarbeitende profitieren. Die Digitalexpertin Julia Cludius gibt im Gespräch praxisnahe Einblicke in den aktuellen Stand und die Zukunft digitaler Prozesse in der kommunalen Verwaltung.

Effizientere Services für Bürger und Wirtschaft

Die Digitalisierung bringt unmittelbare Vorteile in den Alltag vieler Menschen. Wie Julia Cludius betont, sorgen moderne Technologien für einfachere, schnellere und transparentere Abläufe. Mit über 50 digitalen Services – vom Bauantrag bis zur Meldebescheinigung – können Anliegen bequem online erledigt werden, unabhängig von Ort und Zeit. Für die lokale Wirtschaft bedeutet dies einen unkomplizierteren Zugang zu Genehmigungen und Anmeldungen.

Vereinfachung durch das Onlinezugangsgesetz 2.0

Ein entscheidender Faktor für den Ausbau digitaler Leistungen ist das Onlinezugangsgesetz 2.0. Die Stadt Offenburg hat mit der Vereinfachung ihrer Online-Formulare einen wichtigen Schritt gemacht. Das Resultat: Bürgerinnen und Bürger können ihre Anträge jederzeit digital stellen und profitieren von einer deutlich schnelleren Bearbeitung.

Digitalisierung in Aktion: Chatbot und Aktenmanagement

Zu den Highlights der letzten Jahre zählt der Chatbot "OFFI", der bereits über 14.000 Anfragen in rund 95 Sprachen bearbeitet hat. Auch klassische Bürgerservices wie Urkundenbestellung und Wohngeldantrag sind heute vollständig digitalisiert, was den Zugang zu städtischen Leistungen erleichtert.

Interne Fortschritte zeigen sich besonders bei der Aktenverwaltung: Über 10.000 Akten wurden digitalisiert. Mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows werden Arbeitsprozesse effizienter gestaltet. Ein weiterer Baustein ist die verwaltungsspezifische KI-Plattform "OG-Assist", die im Arbeitsalltag der Verwaltung vielseitig eingesetzt wird.

Künstliche Intelligenz im Verwaltungsalltag

Die Integration von KI-Technologie steht im Mittelpunkt der digitalen Transformation. "OG-Assist" wird stetig erweitert, zuletzt durch eine lokale Version eines europäischen Sprachmodells. Damit können in Zukunft sensible Daten noch sicherer verarbeitet werden. Zu den geplanten Anwendungsfällen zählen die automatische Klassifizierung von E-Mails, die Prüfung von Anträgen sowie ein geplanter Assistent für das Ratsinformationssystem, der Informationen schneller auffindbar macht und die Arbeit kommunaler Gremien unterstützt.

Digitalisierung verändert den Arbeitsalltag

Die digitale Verwaltung bedeutet einen spürbaren Wandel für die Mitarbeitenden. Dank mobiler Arbeitsplätze und sicherem Zugriff auf digitale Akten können Aufgaben flexibler erledigt werden. Der Einsatz von digitalen Assistenten und Software-Robotern reduziert Routinearbeiten und schafft Freiräume für komplexe und kreative Tätigkeiten. Prozesse werden automatisiert, Fehler minimiert und die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht.

Datenplattform für bessere Entscheidungen

Ein aktuelles Kernprojekt ist der Aufbau einer Plattform, die verschiedene Datenquellen zusammenführt. Ein praktisches Beispiel schildert Julia Cludius am Thema Verkehr: Werden Informationen zu Verkehrsprognosen, Parkplätzen und Baustellen gebündelt, profitieren Bürger durch einen schnelleren Überblick und die Verwaltung kann Abläufe optimieren. Kommunale Entscheidungsträger erhalten so eine solide Basis für zukunftsfähige Entscheidungen.

Digitalisierung als fortlaufende Aufgabe

Für Julia Cludius ist klar: Die Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ziel ist eine Verwaltung, die für alle einfach und effizient nutzbar ist, digital unabhängig bleibt und im Alltag echten Nutzen bringt. Die Entwicklungen werden laufend an die Bedürfnisse angepasst, um dauerhaft einen Mehrwert für Bürger und Verwaltung zu schaffen.